1. Verarbeitungsspezifische Informationen

Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen 

Die Heidelberg Materials AG („HMAG“) oder die Heidelberg-Materials-Konzern-Gesellschaft, bei der Sie arbeiten oder die Sie besuchen, in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit der HMAG, Berliner Straße 6, 69120 Heidelberg, Telefon: +49 6221-481-0, Fax: +49 6221-481-13217, E-Mail: info@heidelbergmaterials.com (nachfolgend als gemeinsame Verantwortliche handelnd und als „Verantwortliche“ bezeichnet.) 

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Die HMAG oder die Heidelberg-Materials-Konzern-Gesellschaft, in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit der HMAG:

Heidelberg Materials AG, Konzerndatenschutzbeauftragte,  
Berliner Straße 6, 69120 Heidelberg, Telefon: +49 6221-481-39603

E-Mail: datenschutz@heidelbergmaterials.com

Beschreibung der gemeinsamen Verantwortung

Die gemeinsame Verantwortung liegt in der Einführung der nachfolgend beschriebenen Systeme im Rahmen des Betriebs und des Managements des gemeinsamen Hauptverwaltungsgebäudes der HMAG und der Heidelberg-Materials-Konzern-Gesellschaft. Der HMAG obliegt die Einführung, Weiterentwicklung und Betreuung der entsprechenden Systeme, welche für den Betrieb und die Nutzung des Hauptverwaltungsgebäudes verpflichtend sind. Die HMAG hat als Rechteinhaberin der Systeme Zugriff auf die jeweiligen personenbezogenen Daten.

Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortung ist die Heidelberg-Materials-Konzern-Gesellschaft für die Erfassung der jeweils unten näher beschriebenen personenbezogenen Daten ihrer Beschäftigten, Besucherinnen und Gäste zuständig. 

Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden 

A: Zutritt zum Gebäude

  • Bei Beschäftigten: Transpondernummer und Berechtigungen aus dem Gebäudechip des Verantwortlichen  
  • Bei Besucherinnen und Gästen: Kontaktdaten der betroffenen Person inkl. Firmeninformationen (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Adresse)
  • Kfz-Kennzeichen (wird in der Tiefgarage erfasst)

B: Zeiterfassung

  • Transpondernummer und Daten aus dem Unternehmensverzeichnis/Active Directory (Name, Position im Unternehmen, Personalnummer) des Verantwortlichen  
  • Arbeitszeiten

C: Büro und Raumbuchungen

  • Daten aus dem Unternehmensverzeichnis/Active Directory (Name, Position im Unternehmen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Adresse) des Verantwortlichen  
  • Bei Besucherinnen und Gästen: Kontaktdaten der betroffenen Person inkl. Firmeninformationen (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Adresse)
  • Anwesenheit im Gebäude
  • Genutzte Schreibtische und Meetingräume im Gebäude

D: Kantinennutzung

  • Transpondernummer und Daten aus dem Unternehmensverzeichnis/Active Directory (Name, Position im Unternehmen, Personalnummer) des Verantwortlichen
  • Abrechnungsdaten des Essensverzehrs

E: Videoüberwachung

Videoaufnahmen

Quelle der personenbezogenen Daten 

A: Zutritt zum Gebäude und C: Büro und Raumbuchungen

Betroffene Person oder Beschäftigte des Verantwortlichen

B: Zeiterfassung, D: Kantinennutzung und E: Videoüberwachung

Betroffene Person

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zum Zweck 

A: Zutritt zum Gebäude

  • A.a. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO, um den Mitarbeitenden des Verantwortlichen entsprechend Einlass an den vertraglichen Dienstort zu gewähren.
  • A.a. & A.b. Weiterhin beruht die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse des Verantwortlichen liegt in der Einhaltung von Berechtigungsstufen und Sicherheitsvorgaben im Gebäude und Aufdeckung und Abstellung von Verstößen. Dies gilt für Mitarbeitende und auch für Gäste und Besucherinnen.
  • A.c. Die Kennzeichenspeicherung und -erkennung erfolgt auf Wunsch der betroffenen Person gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO.

B: Zeiterfassung

  • Die Datenverarbeitung ist gemäß Art. 6 Abs. 1. Satz 1 lit. b) DSGVO notwendig, um das Arbeitszeitkonto der tarifgebundenen Beschäftigten auf dem aktuellen Stand zu halten und sicherzustellen, dass die geleisteten Arbeitsstunden die im Arbeitsvertrag festgelegten Stunden entsprechen.  
  • Ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen an der Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO liegt darin, Verstöße gegen die Arbeitssicherheitsvorgaben aufzudecken und abzustellen.

C: Büro und Raumbuchungen

Das berechtigte Interesse des Verantwortlichen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO liegt in der Sicherstellung und Optimierung des reibungslosen Betriebsablaufs der Organisationseinheiten des Verantwortlichen.  

D: Kantinennutzung

  • Die Datenverarbeitung ist gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO notwendig, um die verzehrten Mittagessen auf das interne Gehaltskonto der oder des jeweiligen Mitarbeitenden zu verbuchen, damit ein Ausgleich im Rahmen der Gehaltszahlung stattfinden kann.  
  • Zudem kann auf Verlangen der oder des Mitarbeitenden gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO die Abrechnung überprüft werden.

E: Videoüberwachung

Die Datenverarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse des Verantwortlichen liegt in der Einhaltung von Berechtigungsstufen und Sicherheitsvorgaben im Gebäude und Aufdeckung und Abstellung von Verstößen. Weiterhin hat der Verantwortliche ein berechtigtes Interesse daran, die Sicherheit von Empfangsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern, bestimmten Gebäudeteilen sowie der betrieblichen Abläufe zu gewährleisten. Der Verantwortliche hat ein legitimes Interesse daran, rechtliche Ansprüche gegenüber Täter/-innen zu verfolgen und die Ermittlungs- und Beweisfunktion der Videoaufnahmen zu nutzen.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten 

  • Verantwortlicher
  • Interne und externe Dienstleistungsunternehmen (z. B. IT-Dienstleister, Heidelberg Materials Shared Services DE GmbH, Sicherheitskräfte etc.)
  • Behörden und Anwaltskanzleien, anlassbezogen

Erforderlichkeit der Datenerhebung

Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Durchführung der oben genannten Zwecke erforderlich.

A: Zutritt zum Gebäude und E: Videoüberwachung

Ohne die Bereitstellung der personenbezogenen Daten können sich Betroffene nicht auf dem Betriebsgelände aufhalten bzw. das Betriebsgelände betreten.

B: Zeiterfassung

Ohne die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist ein Abgleich zwischen geleisteten und vertraglich geschuldeten Arbeitsstunden nicht möglich.

C: Büro und Raumbuchungen

Ohne die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist eine Optimierung der Nutzung der Betriebsräumlichkeiten für die Organisationseinheiten des Verantwortlichen nicht möglich.  

D: Kantinennutzung

Ohne die Bereitstellung der personenbezogenen Daten kann keine prozessgerechte Abrechnung in der Kantine stattfinden.

Ort der Verarbeitung und Weiterleitung an Drittstaaten 

A: Zutritt zum Gebäude, B: Zeiterfassung, D: Kantinennutzung und E: Videoüberwachung

Die Daten werden in Deutschland verarbeitet, eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.

C: Büro und Raumbuchungen

Die Daten werden in der EU verarbeitet, eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.

Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden 

A: Zutritt zum Gebäude  

Die Daten werden für die Dauer von 30 Tagen gespeichert.

B: Zeiterfassung und D: Kantinennutzung

Die Daten werden für die Dauer von 10 Jahren gespeichert, da sie im Rahmen der Lohnunterlagen einer Aufbewahrungspflicht unterliegen.

C: Büro und Raumbuchungen

Die Daten werden für die Dauer von 28 Tagen gespeichert.

E: Videoüberwachung

  • Die Videoaufnahmen werden für eine Dauer von 72 Stunden gespeichert.
  • In Einzelfällen werden die Daten für einen längeren Zeitraum gespeichert, falls ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen an der Speicherung der Daten über vorgenannten Fristen hinaus besteht (z. B. bei der Abwehr oder Verfolgung von Rechtsansprüchen, Erfüllung von behördlichen Auflagen etc.).

2. Ihre Rechte als betroffene Person

Als betroffene Person können Sie sich jederzeit mit einer formlosen Mitteilung unter den oben genannten Kontaktdaten an unsere Datenschutzbeauftragte wenden, um Ihre Rechte gemäß der DSGVO auszuüben. Diese Rechte sind die folgenden:  

  • Das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten (Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO)
  • Das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO)
  • Das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, sowie, falls die personenbezogenen Daten veröffentlicht wurden, die Information an andere Verantwortliche über den Antrag auf Löschung (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO)
  • Das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO)
  • Das Recht – bei Vorliegen der in Art. 20 DSGVO genannten Voraussetzungen – die personenbezogenen Daten der betroffenen Person in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und die Übermittlung dieser Daten an eine andere für die Verarbeitung verantwortliche Stelle zu verlangen (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO)
  • Das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffenden personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO erfolgt, Widerspruch mit Wirkung für die Zukunft einzulegen (Recht auf Widerspruch, Art. 21 DSGVO); der Verantwortliche verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, der Verantwortliche kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen, um eine Datenverarbeitung, die auf Ihrer Einwilligung beruht, zu unterbinden. Der Widerruf hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung vor dem Widerruf (Widerrufsrecht, Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
  • Das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO. Danach können Sie sich unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Für den Verantwortlichen ist die folgende Datenschutz-Aufsichtsbehörde zuständig:

Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, poststelle@lfdi.bwl.de

Gerne können Sie aber auch uns zuerst kontaktieren. In einem Telefonat lässt sich bekanntlich vieles klären.