Zur Erreichung gesetzmäßigen und regelkonformen Verhaltens haben wir ein konzernweites integriertes Compliance-Programm etabliert. Ein zentrales Element dieses Programms ist die Selbstverpflichtung der Unternehmensleitung, Verstöße gegen geltendes Recht nicht zu dulden und zu sanktionieren. Das Programm umfasst zudem interne Richtlinien und Maßnahmen, die die rechtlichen Vorschriften konkretisieren. Zusätzlich zur regelmäßigen Kommunikation dieser Richtlinien gibt es Compliance-Briefe an das Management und die gesamte Belegschaft wie beispielsweise den jährlichen Brief des Vorstandsvorsitzenden und Ad-hoc-Rundschreiben zu aktuellen Themen, um das Compliance-Bewusstsein zu stärken.
Außerdem gibt es das internet- und telefonbasierte Meldesystem SpeakUp, das am 1. Januar 2020 das bisherige Meldesystem MySafe-Workplace ersetzt hat, sowie Mitarbeiterschulungen, die mit modernen Medien wie elektronischen Lernmodulen durchgeführt werden. Das elektronische Kursangebot, das verpflichtend von definierten Mitarbeitergruppen zu absolvieren ist, behandelt Themen wie den Verhaltenskodex (u. a. Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz), das Wettbewerbsrecht und die Korruptionsprävention.
Das gesamte Compliance-Programm wird fortlaufend auf Anpassungsbedarf an aktuelle rechtliche und gesellschaftliche Entwicklungen hin überprüft und entsprechend verbessert und weiterentwickelt. Verstöße gegen geltendes Recht und interne Richtlinien werden sanktioniert. Zudem werden entsprechende korrektive und präventive Maßnahmen ergriffen, um ähnliche Vorkommnisse in Zukunft zu vermeiden.
Die Überwachung der konzernweiten Umsetzung des Compliance-Programms geschieht durch Regel- und Sonderprüfungen der internen Revision sowie durch spezielle halbjährliche Compliance-Berichte des Director Group Legal & Compliance an den Vorstand und den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats. Letzterer überwacht die Wirksamkeit des Compliance-Programms und prüft dabei insbesondere, ob es den gesetzlichen Anforderungen und anerkannten Compliance-Standards genügt. In einem zusätzlichen vierteljährlichen Bericht werden die Vorstände mit regionaler Verantwortung regelmäßig über die wichtigsten Compliance-Vorfälle in ihren Konzerngebieten informiert.
Zur Bewertung und Vermeidung von Korruptionsrisiken und möglichen Interessenkonflikten führen wir alle drei Jahre eine umfassende Analyse durch. Durch eine rollierende Vorgehensweise werden in diesem Rhythmus jedes Jahr andere Länder analysiert. Erst werden die potenziellen Risiken in einer Landesorganisation bewertet, dann werden die bereits zur Begrenzung dieser Risiken bestehenden Maßnahmen evaluiert und schließlich wird geprüft, ob weitere Maßnahmen notwendig sind. Aus dieser Bewertung resultiert für jedes Land ein Maßnahmenplan, dessen Umsetzung von der Abteilung Group Legal & Compliance nachverfolgt wird.
Im Bereich des Wettbewerbsrechts gibt es ein umfassendes Kartellberichtswesen über kartellrechtliche Ermittlungsverfahren. Auf Ebene des Vorstands und der unmittelbar an die Vorstandmitglieder mit Vertriebsverantwortung berichtenden Mitarbeiter findet ein jährliches Wettbewerbsrechts-Update statt. Weiterhin sind jährliche qualitative Kartellrisikobewertungen in den Ländern vorgesehen. Eine regelmäßige externe Prüfung des Wettbewerbsrechts-Compliance-Programms durch eine spezialisierte Anwaltskanzlei ist im Rhythmus von rund drei Jahren vorgesehen.
2017 haben wir mit der Risikoanalyse von Menschenrechten begonnen. Dabei wird unter anderem auch explizit das Risiko der Verletzung der Rechte indigener Völker betrachtet. Bis Ende 2020 haben wir in fast allen unseren Länderorganisationen eine Menschenrechtsrisikobewertung durchgeführt. Diese umfasst die Bestimmung möglicher Risiken sowie die Identifizierung bestehender und Festlegung weiterer noch umzusetzender Maßnahmen. Ziel ist es, diese Risikobewertungen in einem Zeitraum von etwa drei Jahren regelmäßig zu wiederholen. Unsere Lieferanten müssen sich zu den im geschäftlichen Kontext relevanten Menschenrechten wie Verbot von Kinder- und Zwangsarbeit, faire und sichere Arbeitsbedingungen, Vereinigungsfreiheit sowie Diskriminierungsverbot bekennen.
2020 wurde das zentrale Lieferantenmanagementsystem im Konzern weiter ausgerollt. Zusätzliche lokale und globale Maßnahmen zur Evaluierung von Lieferanten unter Nachhaltigkeitsgesichtspunkten wurden Ende 2019 in einer aktualisierten Fassung der globalen Einkaufsrichtlinie verankert. 2021 werden wir diese Maßnahmen weiter sukzessive in den Ländern einführen.